Karakteristike

dobro upravljanje poslovnom dokumentacijom – veća učinkovitost

Koncept dokumentiranih sustava je sastavljen od sljedećih elemenata:

Digitalizacija dokumenata (Imaging)
 
koristi se za unos, skladištenje i upravljanje elektronskim slikama dokumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslani telefaksom ili elektronskom poštom.

Upravljanje dokumentima
 
obuhvaća tehnološka rješenja koja omogućavaju:

• pretraživanje,
• pristup,
• sigurnost,
• upravljanje dokumentima.

Sustav sadrži dokumente koji su nastali na različite načine - skeniranjem dokumenata u papirnom obliku, dokumente nastale u različitim aplikacijama, iz mail poruka, a mogu se unijeti i drugi formati kao što su slika, video i drugo.

Upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk)
 
sadrži tehnološka rješenja namijenjena za:

• elektronsko preuzimanje, 
• indeksiranje,
• trajno skladištenje formatiranih računalnih izlaznih podataka (tiskanih stranica) u elektronskom obliku.

Na ovaj je način organizacijama osiguran izvorni dokument u elektronskom obliku, onakav kakav je tiskan na printeru i predan u ruke korisniku.

 

Upravljanje radnim tokovima (Workflow)

je automatiziranje protoka dokumenata i informacija u radnom procesu, pri čemu možemo detaljno odrediti radne postupke s obzirom na sudionike i njihove zadatke, kao i ulazne i izlazne vrijednosti.

Istovremeno s automatizacijom procesa omogućeno je i kreiranje poslovnih pravila i strategija kojima se regulira tijek rada, kao i nadzor te izvještavanje pri izvršavanju radnih zadataka.

Logička i fizička arhiva

se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su metapodaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi, dok su sami dokumenti smješteni u fizičkoj arhivi. Fizička arhiva osigurava dostupnost i sigurnost dokumenata.

Sve podatke ne možemo čuvati u eDMS-u koji je namijenjen isključivo radu s dokumentima. Da bismo izbjegli dupliranje pri unosu i pisanju podataka, eDMS se povezuje s transakcijskim sustavom pri čemu to povezivanje ovisi o potrebama naručitelja ili zahtjeva poslovnog procesa.

Uvođenje rješenja

dobro upravljanje poslovnom dokumentacijom – veća učinkovitost
U SRC.HR-u smo usvojili projektni pristup uvođenju programskih rješenja iz područja eDMS-a. Projekt izvodimo u sljedećih pet faza:

Infrastruktura
 
U prvoj fazi projekta radi se snimak stanja postojeće infrastrukture korisnika i prikupljaju se podaci o količini i vrsti poslovnih događaja.

Poslovni procesi u poduzeću

Tvrtke obično već imaju dobro definirane procese koje žele automatizirati. Ako to nije slučaj, stručnjaci iz SRC.HR-a pomažu pri definiranju, dokumentiranju i optimalizaciji poslovnih procesa.

Uvođenje

Nakon detaljne analize procesa unutar radne grupe slijedi postavljanje modula u okolinu pomoću parametara.
Modularnost samog rješenja omogućava postupno uvođenje. U dogovoru s korisnikom, po narudžbi se izrađuju razne mogućnosti upotrebe specifične za poduzeće.

Obuka i početak rada

Dobro planirana i kvalitetna obuka budućih korisnika ključ je uspjeha. Jedno od najznačajnijih mjerila uspješnosti projekta je učestalost upotrebe programskog rješenja.
 
Dio obuke obavljamo već u okviru prezentacije rješenja korisnicima i tako ih postupno pripremamo na novo radno okruženje. U praksi se izuzetno uspješno pokazalo uvođenje korisnika u njegovom okruženju.

Održavanje

Održavanje sustava je opcija za koju se naručitelj može opredijeliti i nakon početka rada sustava. Ugovorom o održavanju korisniku je između ostalog osigurano sljedeće:

• raspoloživost naših stručnjaka za pružanje podrške, kako na daljinu tako i u radnom okruženju,
• poboljšanja u radu održavane programske opreme i izrada poboljšanja u obliku novih varijanti,
• prilagođavanje programske opreme promjenama sistemskog okruženja i operativnog sustava,
• savjetovanje u slučaju daljnjeg razvoja sustava.